Hinweise bei Verstößen gegen Unionsrecht (EU-Whistleblower-Richtlinie)
Die Dethlefsen & Balk GmbH hat großes Interesse daran, Rechtsverstöße im
Unternehmen aufzudecken und zu beheben. Nicht nur Mitarbeiterinnen und
Mitarbeiter eines Unternehmens, sondern auch sonstige Personen, die in einer
beruflichen Beziehung mit dem Unternehmen stehen, sind oftmals die ersten, die
mögliche Verstöße wahrnehmen. Sie können mit Hinweisen dazu beitragen, dass
diese untersucht und unterbunden werden können. Bei der Aufklärung und
Prävention von Verstößen sowie bei der Förderung rechtskonformen und ethischen
Verhaltens der Dethlefsen & Balk GmbH spielen Hinweisgeber daher eine
wichtige Rolle.
Um unsere gesetzlichen Verpflichtungen zu erfüllen und
Ihnen die vertrauliche Meldung von möglichen Verstößen gegen geltendes Recht zu
ermöglichen, haben wir eine interne Meldestelle eingerichtet und die Kanzlei
Scheja & Partner Rechtsanwälte mbB mit dem Betrieb dieser Meldestelle
betraut. Sie können über die Meldestelle, auch vollständig anonym, Meldungen
über Verstöße abgeben. Ihre Meldungen werden unter Wahrung der Vertraulichkeit
Ihrer Identität von ausgewählten Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälten
bearbeitet.
Wenn Sie eine Meldung abgeben, verlassen Sie die Website der
Dethlefsen & Balk GmbH und werden zur Meldestelle weitergeleitet, die
außerhalb der Unternehmensinfrastruktur betrieben wird.
Weitergehende
Informationen zur internen Meldestelle und zur Verarbeitung Ihrer
personenbezogenen Daten erhalten Sie auf der Website des
Meldekanals.
Meldung von Menschenrechtsverletzungen oder Umweltverstößen (auch innerhalb der Lieferkette)
Verfahrensordnung für das Beschwerdeverfahren gem. § 8
Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG)
Worum geht es?
Die Dethlefsen & Balk GmbH setzt
sich für faire Lieferketten ein. Zur Vermeidung von Menschenrechtsverletzungen
und für die Einhaltung von Umweltstandards, im eigenen Geschäftsbereich und
innerhalb der Lieferkette, werden alle Sorgfaltspflichten gemäß
Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz umgesetzt. Ein Kernelement dieser Pflichten
ist ein angemessenes Beschwerdeverfahren und die Einrichtung
einer Meldestelle, um Anzeichen einer Gefährdung von Menschen
und Umwelt wahrzunehmen und mögliche Folgen abzuwenden.
Welche
Beschwerden können gemeldet werden?
Das Beschwerdeverfahren
steht offen für Meldungen über drohende oder bereits eingetretene Verletzungen
internationaler Menschenrechte oder Meldungen die das Nichteinhalten von
Umweltstandards betreffen, die aus dem Zusammenhang des wirtschaftlichen
Handelns der Dethlefsen & Balk GmbH, im eigenen Geschäftsbereich oder
innerhalb der Lieferkette hervorgehen. Es kann sich also um konkrete Hinweise
oder Verdachtsfälle handeln.
Anwendungsbeispiele:
Menschenrechtsverstöße
• Kinderarbeit
• Zwangsarbeit und
Sklaverei
• Diskriminierung und Ungleichbehandlung
• Missachtung der
Koalitionsfreiheit
• Vorenthalten eines angemessenen Lohns
•
Gesundheitsgefährdende Arbeitsbedingungen
• Widerrechtliche Zwangsräumungen
oder der widerrechtliche Entzug von Land
• Widerrechtliche Nutzung von
privaten oder öffentlichen Sicherheitskräften
Umweltrechtverstöße
• Verwendung von Quecksilber (gemäß Minamata-Übereinkommen)
•
Einsatz von persistenten organischen Schadstoffen (gemäß Stockholmer
Übereinkommen)
• Nicht umweltgerechte Lagerung, Handhabung, Ein- und Ausfuhr
gefährlicher Abfälle (gemäß Basler Übereinkommen)
• Verunreinigung von
Trinkwasser
Wer kann Beschwerden einreichen?
Das
Meldesystem ist öffentlich und steht allen internen und externen Personen im In-
und Ausland zur Verfügung.
Wie kann die Beschwerde übermittelt
werden?
Die Abgabe von Beschwerden ist online jederzeit möglich,
in Textform oder als Sprachnachricht über folgenden Link:
www.DB.reporting-channel.com
(Bereitstellung ab 08.04.24, bis dahin sind wir per E-Mail erreichbar:
j.waltereit@db-hh.de)
Anonymität und
Vertraulichkeit
Unter dem oben genannten Link können Beschwerden
grundsätzlich anonym abgegeben werden. Bei anonymer Abgabe einer Beschwerde
werden keine Daten erfasst, die Rückschlüsse auf die Identität der meldenden
Person ermöglichen. Macht die Person bei Abgabe einer Beschwerde selbst Angaben,
die Rückschlüsse auf ihre Identität ermöglichen, werden die Angaben vertraulich
behandelt. Nur der jeweils zuständige Sachbearbeiter und die für die Zuteilung
der Meldung zuständige Person können eine Beschwerde einsehen.
Schutz von Personen, die eine Beschwerde
einreichen
Wir wirken darauf hin, dass Personen, die uns über
(mögliche) Gefahren informieren als Folge ihrer Meldung keine Benachteiligung
oder Bestrafung erfahren müssen. Vergeltungsmaßnahmen aufgrund von Beschwerden
werden nicht toleriert. Sofern die meldende Person in unserem Unternehmen
beschäftigt ist, ist dafür gesorgt, dass keine Repressalien entstehen.
Ist die meldende Person beispielsweise bei einem Zulieferer beschäftigt,
wirken wir in Zusammenarbeit mit dem Zulieferer darauf hin, dass die Person ein
vergleichbares Schutzniveau genießt. Um sicherzustellen, dass die meldende
Person keinen Benachteiligungen, Bestrafungen oder ähnlichen
Vergeltungsmaßnahmen ausgesetzt ist, bemühen wir uns um fortlaufenden Kontakt
mit der meldenden Person, auch über den Abschluss des Verfahrens
hinaus.
Zuständigkeit für das Beschwerdeverfahren
Für die Entgegennahme und Bearbeitung von Beschwerden sind
ausschließlich speziell geschulte Mitarbeitende zuständig, die unparteiisch
handeln, zur Verschwiegenheit verpflichtet sind und keinen Weisungen im Rahmen
des Beschwerdeverfahrens unterliegen.
Ansprechpartner
Beschwerdemanagement: Jessica Waltereit
Wie läuft der
Bearbeitungsprozess ab?
1. Schriftliche Bestätigung über den
Eingang der Meldung, innerhalb von 2 Wochen.
2. Prüfung des
Sachverhaltes.
3. Klärung des Sachverhaltes.
4. Erarbeitung
eines Lösungsvorschlages mit der meldenden Person.
5. Die vereinbarten
Präventions- oder Abhilfemaßnahmen werden umgesetzt und nachverfolgt.
6.
Überprüfung, Abschluss und Dokumentation des Verfahrens.
7.
Ergebnisevaluierung mit der meldenden Person.
Die Dauer des Verfahrens
hängt stark vom jeweiligen Sachverhalt ab und kann sich von wenigen Tagen und
Wochen bis hin zu einigen Monaten erstrecken. Grundsätzlich bemühen wir uns, das
Verfahren möglichst effizient zu einer zufriedenstellenden Lösung zu führen.
Zudem informieren wir die meldende Person regelmäßig über den Fortschritt des
Verfahrens.